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【补课】职场老司机纠正你犯过的错误| 8个要点2个原则写好一封邮件

发布时间:2017-03-24 阅读次数:6104 次

有什么方法可以有效了解一个人?

生活中看他怎么发微信,工作中看他怎么发邮件。


1. 写邮件的顺序


当你在写一封新的邮件时,记住四个字:由下到上


我们写邮件的顺序是:附件,正文,标题,收件人地址。这样你不会落下任何重要的信息,你不完成所有的步骤,邮件根本发布出去。



2. 说清楚4个“W”和1个“H”


(W)ho:你在给谁写邮件?



 (W)hat:你想说什么?

做到言简意赅,有数据和数字的,记得直接引用。


(W)hy:人家为什么要回复你?

你要把关注点调到对方身上。你要让对方感觉这件事对他重要,他才有动力回复你的邮件。说白了,多数人都只关心自己,这是人性,不要违背。


(W)hen:什么时候需要答复?

每个人都有点拖延症,你不给对方一个明确的截止时间,对方有可能一直拖着不答复。“尽快回复”的意思就是“我其实没那么着急”。


(H)ow:希望对方如何应对?

明确希望对方做出的回应,不然谁知道你想要对方怎么做呢?


3. 内容采用总分形式


先写好几个小标题一二三四五,后面再去补充里面的具体内容。看的人有时间和兴趣就仔细看,没时间就只看小标题。


4. 标题要明确


不要过短让人摸不着头脑,也不要太长让人觉得是垃圾邮件。

用最少的词把这封邮件的内容说清楚,用点不用面。


5. 能用文字的就别用图片


别把文字做成图片发过去。首先加载速度慢,在手机上看更是效率低。其次不能检索,后期查起来太麻烦。最后大部分人的审美不够专业,正常的文字至少不会减分。


6. 简化添加的链接


如果有链接需要添加,那就去用专业网站缩短它。看起来简洁明快,不会让人觉得反感。推荐百度短链网:http://www.dwz.cn/

7. 多说事实,少带情绪


有问题就反应问题,我们发邮件不是为了泄愤,而是为了解决问题。

检查邮件的时候,如果发现某些词对于解决问题没有帮助,那就果断删去吧。



8. 想好了再抄送


这封邮件应该只涉及相关人员,不要有事没事抄送给他人,尤其是领导。


9.两条重要原则


1.发出去的邮件就是泼出去的水。每封邮件发送前都要三思,再发送!


2.收到以后即使没空,也要回复一句“邮件已收到,过后答复您”,让对方起码知道邮件已经收到了,不会怀疑是否发送失败。


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想要升值加薪,先从好好写邮件开始。

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